Retrospect Chalmers bibliotek 2010

Mot slutet av året så brukar man göra små listor och funderingar över vad man gjort det senaste året. Förra året gjorde jag någon slags toppen och botten. I år tänkte jag summera lite annorlunda och utgå från biblioteket där jag jobbar och lyfta höjdpunkterna som jag ser dem.

1 februari 2010 lämnade jag Högskolebiblioteket i Jönköping för att bli avdelningschef på Chalmers bibliotek i Göteborg. Att gå från en specialistfunktion som systembibliotekarie med fokus på utveckling av bibliotekets elektronsika tjänster till en befattning med personalansvar och tydligare strategisk inriktning på arbetsuppgifterna har varit spännande. Det är uppenbart att Chalmers bibliotek är i en mycket positiv utvecklingsfas nu. Här är de saker som jag uppskattat mest under året på Chalmers bibliotek:

Chalmers OA policy
Från den 1 januari 2010 råder en Open Access policy på Chalmers. Den innebär att:

All forskning som Chalmers forskare publicerar ska göras tillgänglig i ett öppet arkiv, i normalfallet inom 6 månader efter publicering, dock senast efter 12 månader. Detta betyder att Chalmers forskare ska deponera en fulltextkopia av alla sina publikationer i elektronisk form i Chalmers Publication Library (CPL). Referens till publikationen ska också registreras i CPL med hänvisning till den deponerade kopian (tidigare beslut C2004/700).

Överlåtelse av upphovsrättigheter skall om möjligt undvikas. Författaren bör tillförsäkra sig rätten att kunna parallellpublicera sitt arbete och skall i varje fall ha rätt att deponera det i ett öppet arkiv senast efter sex månader, eller i undantagsfall 12 månader.

Chalmers forskare rekommenderas att publicera sig i tidskrifter som är fritt tillgängliga, s.k. Open Access-tidskrifter, när så är lämpligt.

Dispens från denna policy kan ges undantagsvis. Det måste i så fall finnas prestigemässiga skäl att publicera ett specifikt vetenskapligt arbete i en tidskrift som inte medger parallellpublicering. Dispensbegäran skall vara skriftlig och ställas till prorektor.

Chalmers bibliotek har länge arbetat med publiceringsfrågor och registrering i Chalmers Publication Library (CPL). Ett system som samutvecklas med Göteborgs universitet och finns tillgängligt som Open Source (Scigloo). Att CPL blir modersystemet för parallellpublicering är en stor framgång för biblioteket och visar på den kompetens som finns både i administration och utveckling på biblioteket.

Omorganisationer och inrättandet av en avdelning för publiceringsservice och bibliometri
Som en direkt konsekvens av OA policyn sågs det som nödvändigt att definiera en avdelning på biblioteket som fokuserar på publiceringsservice och bibliometri. Det senare är en starkt efterfrågad tjänst från biblioteket där idag tre personer arbetar med att leverera analyser och underlag till högskolans institutioner. Avdelningen för publiceringsservice och bibliometri fokuserar på att ge stöd och utveckla vad som kommit att bli en av Chalmers biblioteks kärnverksamheter.

Sedan sommaren 2010 består Chalmers bibliotek av fyra avdelningar.

Diskussionen om hur vi organiserar arbetet vid biblioteket upplever jag som mycket levande. Vi strävar mot att hitta bra former för vårt arbete – både i ett stort perspektiv och hur vi organiserar arbetet i avdelningarna via funktioner. Under året så har vi på min avdelning provat oss fram till en modell som bygger på en avdelningschef med sju definierade funktioner.

Att ha en levande diskussion kring hur vi organiserar vårt arbete är en förutsättning för framgång – speciellt i en tid när så mycket i vår verksamhet ändras pga den tekniska utvecklingen. Att hålla fast vid gamla strukturer och att försöka anpassa dessa till en ny tid kommer i förlängningen att leda till större problem för organisationen än att man aktivt försöker finna nya former för att organisera arbetet.

För Chalmers bibliotek så har man i över tio års tid haft en övervikt på elektronisk media – ändå är det först de senaste åren som man praktiskt börjat anpassa arbetsflöden, system och organisation aktivt efter den nya verkligheten. Att det sker en eftersläpning är naturligt. Men det gäller att vara alert för trendskiften som får stora konsekvenser för organisation, personal, användare och den kompetens som behövs på biblioteket för att fortsätta vara relevant.


Klicka på bilden – så blir den större
Utfallet av årets mediabudget per mediatyp är inte riktigt klar ännu men det ser ut som att ca. 97% av mediabudgeten går till elektroniska resurser!

Rekryteringar
Det senaste året har Chalmers bibliotek haft medvind. Det nya uppdraget och en tjänstebaserad budget har gett biblioteket verktyg att stärka sin verksamhet. En viktig del av det har varit att medvetet kunna rekrytera ny personal. Under det senaste året rekryterades ett helt gäng med personer. Jag började som avdelningschef, Jonas Gilbert rekryterades som avdelningschef för Publiceringsservice och Bibliometri, Rolf Johansson och Henrik Karlsson till IT-utveckling och förvaltning, Lars-Håkan Herbertsson (en av Sveriges mest erfarna e-resursadministratörer) och Linnéa Sjögren (Nyttovärderande och sociala medier extraordinaire) rekryterades till Informationsresurser och Tillgängliggörande, Mona Wernbro från Linnéuniversitet rekryterades till Användarservice & Lärandestöd, Kristina Granér rekryterades till Publiceringsservice och Bibliometri och Jonas Pettersson förstärkte på Arkitekturbiblioteket.

Att det kommer in så många nya personer i organisationen tillför en hel del syre och energi! Det hoppas jag vi kan ta tillvara under 2011 då vi fortsätter att förstärka och ersätta personal som lämnar oss pga välförtjänt pension. Vi har en tjänst ute nu (hint! hint!) och i februari kommer Urban Andersson som tidigare varit systembibliotekarie vid Högskolan i Borås och arbetat med publiceringsfrågor vid Göteborgs Universitetsbibliotek att ansluta till avdelningen för Publiceringsservice och Bibliometri. Det skall bli oerhört roligt att se vad vi kan hitta på under 2011 på Chalmers bibliotek tillsammans med de som varit längre i organisationen.

Bärbar dator och smartphone till bibliotekets personal
Under 2010 kunde vi investera i en bärbar dator och en smartphone till de som önskade bland personalen. Detta är en stor investering i kompetensutveckling och att göra teknisk infrastruktur tillgänglig för personalen så att de kan se, lära sig och använda nya moderna tjänster där de vill och när de behöver. Vi har även införskaffat ett större antal surfplattor och jag hoppas vi kommer kunna fortsätta investera i teknik och göra den tillgänglig för personalen under 2011. Det ger god avkastning i form av kompetensutveckling!

Utvecklingspartner för Summon

I höstas tecknade Chalmers ett samarbetsavtal med Serials Solutions om att bli utvecklingspartner för Discoverytjänsten Summon. Vi börjar nu närma oss terminsskiftet då vi planerar att göra tjänsten tillgänglig för Chalmers forskare och studenter (men även andra nyfikna bibliotek). Implementeringsarbetet under hösten och vintern har gått som på räls och vi har idag laddat Summon med Chans, CPL och ca. 90% av vårt elektroniska bestånd. Totalt gör det att vi i Summon har ett bestånd (i skrivande stund) på 145,040,204 poster, ca. 131 miljoner av dessa är i fulltext (!). Det skall bli mycket intressant att se hur Summon tas emot av våra användare vårterminen 2011.

Bibliotekets ställning i organisationen
Bibliotekets ställning i organisationen är tydlig. Detta är uttryckt genom ett nyformulerat uppdrag som känns modernt och relevant. Att Chalmers bibliotek har fått sin verksamhet uppmärksammad och motiverad i ett uppdrag från rektor är en stor framgång. Processen att ge biblioteket ett uppdrag har även synliggjort biblioteket i organisationen för annan verksamhet. Vi är nu väl representerade i olika forum – såväl internt som externt. Bibliotekets verksamhetsplan som sträcker sig till 2014 och den strategiska diskussion som förs med Chalmers ledning känns väldigt närvarande och meningsfull med fokus på ”rätt” frågor.

Bibliotekets lokaler
Under året har personalen i omgånger diskuterat nyttjandet av bibliotekets lokaler. Både de publika och de interna. Segslitna diskussioner om personalens placering resulterade till slut i en lösning där avdelningarna i stort är sammanhållna och en uppfräschning av arbetsrummen som känns mycket positiv. Gällande de publika lokalernas användande finns det nu en mycket utvecklingsinriktad diskussion bland personal, med användare och omliggande institutioner. Detta har bäddat för ett mycket intressant läge då man under 2011 planerar för utveckling av den s.k naturvetargården. Det kan innebära stora förändringar och satsningar på bibliotekets lokaler. Under tiden fortsätter vi internt att arbeta med miljön och upprustningen av läsesalen måste ses som en given framgång. En modern, fräsch läsesal som nästan alltid är full!

Uppslutningen kring arbetet med Sociala medier
Efter sommaren har Chalmers bibliotek börjat utforska sociala medier. Vi finns nu bl a på Youtube, Twitter, arbetar med Facebooksidan och bloggar. Parallellt med de nya e-kanalerna har biblioteket genomfört uppskattade kurser för personalen. Det fortsätter vi med under 2011. Det som är extra roligt är att nyfikenheten och deltagandet är stort bland personalen!

Något dåligt då?
Den segslitna implementeringen av ERM systemet Verde ser jag på med blandade känslor. Dels är själva systemet och supporten från leverantören Ex Libris ett område som skulle kunna bli mycket, mycket bättre. Men samtidigt är den mänskliga implementeringen av systemet positiv på det vis att det tvingar alla att styra upp arbetssätt och dokumentation. Det är bara en väldigt segsliten process för alla inblandade. Nödvändig men segsliten och ibland väldigt frustrerande för de inblandade.

Med det sagt så ser jag nu fram emot ett mycket spännande år på Chalmers bibliotek 2011! Avancez!

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

  

  

  

Get Adobe Flash player